איך Design Thinking תעזור לנו ליצור תהליכי עבודה בין צוותיים יעילים יותר


Photo by Emily Bauman on Unsplash

דמיינו שאתם יושבים בסירת משוטים.


הסירה צרה. לפניכם יושב חותר, ומאחוריכם יושב חותר. לכל חותר משוט ביד אחת שפונה לכיוון אחר מזה שלפניו.

כולכם דרוכים, מתוחים ומחכים לרגע שהתחרות עם הסירה שלצידכם תתחיל.

הכרוז מכריז על תחילת המרוץ, הדגל האדום שמתניע את המרוץ יורד ואתם מתחילים לחתור.

התנועה קדימה ואחורה היא כמו ריקוד. כולכם מסונכרנים. המשוטים שלכם מכים במים בדיוק באותה השניה ויוצאים מהמים בדיוק באותו רגע.

כולכם נעים בכיוון אחד, לעבר מטרה ברורה. הקהל מריע, הלב שלכם דופק ואתם מרגישים שאין שום ספק - הסירה הזאת הולכת לנצח.


אבל מה היה קורה אם אחד החותרים היה חותר לכיוון הפוך?

מה היה קורה אם יותר מאחד מהחותרים היה יוצא מהקצב?

אולי תפסידו במירוץ, אולי הסירה אפילו תתהפך?


עכשיו בואו נדמיין שאתם בחדר ישיבות (או בפגישת זום, אם להיות עדכניים) עם הצוותים האחראים על המוצר. בישיבה משתתפים חברי צוות הפיתוח, מנהלי המוצר, אנשי חווית המשתמש ואולי אפילו אנשי התמיכה והמכירות. המטרה היא עבודה על המוצר. אולי זה פיצ'ר חדש, אולי זה דיון על התכולה לסייקל הבא.


שאלו את עצמכם- האם אתם בסירת חותרים בה כולם נעים בכיוון אחד? בקצב אחיד?


צוות מוצר צריך לשאוף להיות כמו צוות על סירת חתירה. אמנם לכל אחד יש את התפקיד שלו, אבל אף אחד לא סוליסט. כולם צריכים להתאים את עצמם לקצב של הקבוצה, והקבוצה צריכה לחתור לעבר מטרה אחידה.


בניית מוצר היא עבודה מאתגרת

האתגר האמיתי בבניית מוצר, לא נובע ממורכבות המוצר, או הטכנולוגיה שעומדת מאחוריו. אפילו לא מהצרכים הבלתי נגמרים של הלקוחות, או המתחרים שנושפים בגב החברה.

האתגר האמיתי בבניית מוצר הוא תהליך העבודה בתוך ובין הצוותים.


למה זה קורה?

יש כל מיני סיבות שבגללן האתגר הזה נוצר:

  • משיכה של אג׳נדות שונות לכיוונים שונים.

  • תעדופים שמתבצעים ב״משיכות חבל״ או ״הורדות ידיים״.

  • ההחלטות מתקבלות על בסיס HIPPO Highest Paid Person in the Office, או האדם הכי דומיננטי בחדר.

  • עבודה במוד של ״כיבוי שריפות״.

  • קונפליקטים וחיכוכים בין אישיים. אולי אגו.

  • אין מטרה ברורה, אין מדדים ברורים להצלחה.


מה הפתרון?

בתור אנשים שיוצרים מוצרים, שמהות תפקידם היא להיות ״Problem Solvers", אימוץ של גישת ה-״Human Centered Thinking״ (חשיבה ממוקדת אנשים) תוכל לעזור ליצור תהליך עבודה אפקטיבי יותר. ההתבוננות על הבעיה היא מפרספקטיבה של אנשים, ולא של אג׳נדות.


אני מזמינה אתכם לנסות משהו חדש: סדנת Design Thinking לפיצוח תהליכי עבודה בין צוותיים




מהי הסדנה?

הסדנה היא פעילות קבוצתית בה מבצעים רצף של תרגילי חשיבה המבוססים על מתודולוגיות מעולמות ה- UX, פסיכולוגיה, חדשנות וניהול.


כשאנחנו רוצים לרתום הרבה אנשים למשהו שכולם יסכימו עליו, חשוב שהם יהיו חלק ממנו.

האנשים שחווים את האתגרים, הם גם אלו שמחזיקים במפתחות לפיצוח אותם אתגרים.


למי זה מתאים?

  • מנהלי/ות צוותי מוצר

  • צוותי חווית משתמש (עיצוב/אפיון/מחקר/משולב)


מתי זה מתאים?

  • כשהדרך קדימה לא ברורה, כשתקועים

  • כשבעלי עניין שונים מושכים לכיוונים שונים

  • כשקולות דומיננטיים גורמים לקולות שקטים וחשובים להבלע בדיון



איך זה עובד?


תחילה נגדיר את האתגר שאנחנו רוצים לפצח ביחדבפגישת Kick Off, בה נענה בצורה ממוקדת על שלוש שאלות: 1. למה אנו צריכים לשפר את תהליכי העבודה שלנו? יש כל מיני סיבות שעולות בשלב זה, למשל- תהליכי העבודה איטיים. אין סנכרון ויש תחושת ״תקיעות״. קשה לצוות לתעדף ולקבל החלטות כדי להניע דברים קדימה.

2. מי לוקחים חלק בתהליך הקיים שנרצה לשפר? התהליך משלב מגוון צוותים מדיסציפלינות שונות. חשוב לדייק מי יניבו ערך מתהליך העבודה המשופר ולהגדיר את הפרסונות שייצגו אותם בסדנה. פרסונות עוזרות לנו להבין את נקודות הכאב שהן חוות, מבלי להתמקד באנשי הצוות עצמם.

3. מהו ה״מה״ של הסדנה? במשפט אחד נתמצת את המהות של האתגר שאנחנו הולכים לפצח ביחד עם הצוות. לדוגמא: איך ניצור תהליך עבודה שמאפשר שילוב כוחות של הצוותים כדי לייצר פתרונות שכולנו מאמינים בהם?

בסיום הפגישה נגדיר מועד לסדנה ופורמט רצוי.

חלק יעדיפו לעשות את הסדנה בפורמט אונליין וחלק יעדיפו לעשות הכל במפגש פרונטלי.

לעיתים נעשה את הסדנה ביום אחד מרוכז, ולעיתים נחלק ליומיים (מומלץ יותר, אנחנו רוצים לאפשר לאנשים לעכל את מה שלמדו, ולבוא רעננים לחלק השני של הסדנה- שלב הפתרונות). הסדנה מותאמת לאנשים שיעברו אותה, אז הפורט שיבחר יהיה זה שהכי מתאים לצוות ולאופן העבודה שהם רגילים אליו.

לבסוף, נתחיל לגבש רשימה של משתתפים.


מבנה הסדנה

בסדנה אנחנו עוברים 4 שלבים מרכזיים שבנויים על מודל שמתחיל בתפיסה רחבה כדי לצמצם את הפוקוס (Go Broad to Go Narrow-Intuit).


שלב 1

אנחנו ממפים ומבינים ביחד מי הם הפרסונות שמהווים חלק מתהליך העבודה הקיים. קיימים מגוון תרגילים שמטרתם לייצר אמפתיה בין חברי הצוות. האמפתיה הזו היא המפתח לרתימה של כלל המשתתפים להשגת המטרה בסדנה. תרגיל לדוגמא להתנעת התהליך הוא מפת אמפתיה. לוקחים דף ומציירים במרכז עיגול- שם נרשום כמה פרטים כלליים על הפרסונה שלנו למשל גיל, שם (מומצא), תפקיד ונצייר את הפרסונה כדי שלכולנו תהיה דמות שאפשר לדמיין ולהזדהות איתה. אחר כך נחלק את הדף לארבעה חלקים ובכל חלק נרשום - מה הפרסונה שלנו חושבת (לעצמה), מה היא אומרת (לאחרים), מה היא מרגישה ומה היא עושה.

שלב שני

אחרי שהבנו מי הפרסונות שלנו ומהם הדברים שחשובים להן או מטרידים אותן, עכשיו נמפה את המצב הקיים ונתעדף נקודות כאב והזדמנויות.

כדי למפות את המצב הקיים יש כל מיני תרגילים משותפים שאנחנו עושים ביחד, ואני מתאימה לפי הצוות איזה תרגיל הכי נכון. למשל, אפשר ליצור מסע משתמש של התהליך של בניית מוצר או עבודה על פיצ׳ר, או למפות את המצב הקיים על ״תרגיל סירה״. איזה תרגיל שלא נבחר לטובת הסדנה, המטרה שלנו היא לזהות מה עובד ומה לא.

שלב שלישי

חושבים על פתרונות (ב-High Level) שיעזרו לנו לפתור את נקודות הכאב שזיהינו במצב הקיים. זה מורכב מחשיבה אישית (כל אחד/ת לעצמו/ה) ואחר כך קבוצתית כשאנחנו עובדים כצוות כדי לגבש את הפתרונות.

שלב האחרון

אולי הכי חשוב בתהליך, הוא התעדוף - מה חייבים לעשות החל ממחר, מה אפשר לעשות בהמשך ומה יהיה מגניב לעשות מתישהו (AKA Backlog).

אחרי שאנחנו עוברים את הסדנה ביחד, אני מכינה סיכום ואנחנו נפגשים ומגדירים אסטרטגיה ליישום מה שלמדנו ויצרנו בסדנה. זה תופר את כל החוויה למשהו שאפשר באמת להתקדם איתו ולייצר עבודה בין צוותית משותפת ויעילה יותר.

מה אנחנו משיגים בסדנה כזו

  • יוצרים שפה משותפת מתוך שיח פתוח ושיוויוני.

  • נותנים לצוות להיות שותפים אקטיביים ליצירת תהליך שעובד להם, מתוך הצרכים שלהם.

  • מגבשים תכנית עבודה אסטרטגית לשיפור תהליכי עבודה.

  • גיבוש וכיף.


איך תגרמו לסדנה כזו להצליח?


הרעיון המרכזי בסדנה הוא לבוא ב״Beginners Mind״.

בלי הנחות מוקדמות והרבה מוטיבציה ללמוד ולהבין דברים חדשים.




אז אם הרוח נושבת לכם בעורף, המרחבים קוראים לכם ואתם מוכנים לקחת את הצוות שלכם לתוך הסירה ולחתור קדימה ביחד, אני מזמינה אתכם לבוא סקרנים, פתוחי ראש ונטולי פחד.


רוצים לשמוע עוד?

מוזמנים לקבוע איתי שיחה קצרה, להכיר ולראות איך נוכל לחתור ביחד לעבודה משותפת מקדמת ויעילה!



SIVANA SHERLAG (2021)

User Experience Expert | Design Thinking Facilitator

Stay in touch 

  • Medium